Автоматизация бизнес-процессов в малом бизнесе

на примере компании Самара Секьюрити Сервис 

(samss.ru)

 

Автоматизация бизнес-процессов позволяет решать следующие задачи:

  • снижение трудозатрат на выполнение рутинных операций за счет использования роботов и программных алгоритмов. Например, оповещение клиентов о необходимости оплатить за оказанные услуги, получение обратной связи от клиентов, напоминание сотрудникам об их задачах.

  • повышение качества оказываемых услуг, за счет соблюдение всех регламентных операций;

  • повышение прозрачности работы компания за счет оцифровки процессов и предоставления информации соответствующим сотрудникам компании;

  • минимизация риска ошибок, обусловленных человеческим фактором, за счет напоминания и контроля со стороны информационной системы;

  • минимизация издержек: логистических, организационных, финансовых, за счет своевременной отработки по бизнес-процессам;

  • повышение устойчивости работы команды в условиях нестабильной внешней среды (например пандемия Covid19).

Автоматизацию бизнес-процессов в своей компании мы проводим с начала 2017 года на основе платформы Битрикс24, в которой реализована среда визуального программирования, делающая процесс программирования интуитивно понятным и доступным простому пользователю. Однако, к сожалению, в ней недоступны привычные профессиональному программисту инструменты, что усложняет поиск ошибок, оптимизацию алгоритмом и разработку сложных программ. Существенным преимуществом платформа битрикс24 является наличие мобильного приложения, которое упрощает процесс взаимодействия сотрудников с информационной системой компании.

Наш опыт автоматизации бизнес-процессов показал важность наличия в компании человека, который умеет программировать бизнес-процессы. В нашей компании формализацией, программированием и отладкой бизнес-процессов занимается директор, то есть я: генерирую идеи автоматизации, реализую их, тестирую и совершенствую алгоритмы. Благодаря этому от момента формирования идеи, до её реализации проходит минимальный период времени: простые идеи в течение пяти минут. 

Практика показала, что отдавать автоматизацию бизнес-процессов на аутсорсинг затруднительно, так как как при этом возникают потери времени при формулировании и разъяснении исполнителям технического задания, освоении созданных программных инструментов. А ведь процесс оптимизации бизнес-процессов носит непрерывный характер. Сложность описанного пути заставит задуматься и в результате отказаться от внедрения механизмов, в эффективности которых нет уверенности. К примеру, в нашем случае не прижились около 15% реализованных идей по автоматизации.

Насколько сложно освоить инструменты автоматизации бизнес-процессов на платформе Битрикс24? В нашем случае, при наличии достаточно хорошего опыта программирования, потребовалось около недели, чтобы разобраться в соответствующих инструментах Битрикс24 посредством просмотра обучающих роликов и изучения примеров.

В Битрикс24 начиная с тарифного плана "Команда" (около 5т.р. в месяц) доступны инструменты автоматизации бизнес-процессов и предлагаются типовые алгоритмы для наиболее востребованных процессов: отпуск, счет на оплату, командировочные и другие. Кроме того, имеется возможность настраивать роботов в CRM системе.

На сегодняшний день у нас автоматизированы следующие бизнес-процессы:

  • счет на оплату;

  • отгул/больничный;

  • отпуск;

  • выдача/сдача наличных из/в кассу;

  • выполнение работ;

  • предупреждение/выговор/благодарность;

  • создание и расторжение договора;

  • компенсация ГСМ;

  • оценка загруженности компании;

  • проведение регулярного технического обслуживания систем безопасности на объектах;

  • сверхурочные;

  • учет средств производства;

  • прием на работу и увольнение;

 

Все бизнес-процессы работают по схожему принципу. Вначале инициатор вводит данные в стартовую форму и запускает бизнес-процесс. Затем алгоритм ставит задачи и дает задания участникам, оповещает сотрудников и клиентов и делает все необходимые действия по обеспечению ведения данного бизнес-процесса.

Бизнес-процесс выполнения работ является самый сложным и объемным. Он запускается после подписания договора и имеет следующие стадии: выполнение работ на объекте, сдача работ заказчику, подготовка закрывающих документов, получение оплаты, подведение финансовых итогов, расчёт рентабельности и прибыли проекта, получение обратной связи от клиента. На каждом этапе происходит информирование всех участников посредством оповещений, задач и заданий, в том числе отправка соответствующих сообщений на электронную почту клиенту. После сдачи работ заказчику автоматически высылается инструкция и рекомендация по работе и обслуживанию установленной системы безопасности, а также предлагается заключить договор на техническое обслуживание.

Такие редкие бизнес-процессы как прием и увольнение характеризуется тем, что сотрудники забывают выполнять регламентные операции. Например при приеме на работу следует провести инструктаж по технике безопасности с получением соответствующих подписей, подписать соглашение об обработке персональных данных и договор о сохранении коммерческой тайны, а также провести многие другие мероприятия, которые не влияют на производственный процесс, но их отсутствие может в будущем существенно «осложнить жизнь» компании. 

Для повышения оперативности реагировании компании на нестабильность внешней среды в начале 2020 года нами создан бизнес-процесс, который ежедневно предлагает главному инженеру оценить загруженности компании по пятибалльной шкале (где пять - крайне высокая степень загруженности, один - очень низкая степень загруженности) и дает рекомендации  и ставит задачи соответствующим сотрудникам. Например: уменьшить величину скидки при подготовке коммерческих предложений, отсекать низкомаржинальные заказы, снизить маркетинговые затраты, начать поиск нового сотрудника, провести обучение освободившихся инженеров.

Последнем нашим нововведением (май 2020 года) стала интеграция Битрикс24 с таблицами Google. Теперь алгоритмы бизнес-процессов и роботы CRM системы отправляют информацию в таблицы Google, где она сохраняется, анализируется и визуализируется посредством Google Data Studio.

Благодаря автоматизации бизнес-процессов мы оказались готовы к удаленной работе в период пандемии и успешно прошли период изоляции не прекратив деятельность ни на один день и не подвергнув излишнему риску наших сотрудников.

 Фрагмент бизнес-процесса "Счет на оплату"

Рис 1: Фрагмент бизнес-процесса "Счет на оплату"

 

Автор: Ф.Белянин 

19.09.2020